Kami dari mahasiswa KBPM menulis data yang valid dan terstruktur, mulai dari instansi, arsip, perihal yang jelas, hingga identitas yang pada penandatanganan. Setelah seluruh data tertulis dengan benar, kertas harus dilipat secara menggunakan lipat surat agar muat ke dalam dengan rapi dan langsung menampilkan kepala surat saat pertama kali dibuka oleh penerima.